Sivistyslautakunta
Pöytäkirja 22.09.2026/Pykälä 86

Sivistyslautakunta 22.09.2026 § 86  

212/12.06.00/2026  

Valmistelija Varhaiskasvatuspäällikkö Maiju Oksanen

Ulvilan kaupunginjohtaja päätti 05.03.2026 § 7, että kaupungin varhaiskasvatus sitoutuu eVaka-toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoa ja ohjelmiston ylläpitoa koskevaan seutukunnalliseen kilpailutukseen. 

Hankinnan tavoitteena on yhtenäistää kuntien varhaiskasvatuksen tietojärjestelmäkokonaisuutta, edistää palvelujen jatkuvuutta, parantaa palvelujen laatua ja mahdollistaa kuntien välinen yhteistyö. Hankintaan ovat ensimmäisessä vaiheessa sitoutuneet Pori, Merikarvia, Kankaanpää ja Ulvila. Porin kaupunki toimii hankkeen veturina ja vastaa kuntien välisen yhteistyön koordinoinnista sekä kilpailutuksen käytännön toteutuksesta. 

Hankinnan kohteena on eVaka-toiminnanohjausjärjestelmän hankinta SaaS-palveluna sekä siihen liittyvät käyttöönotto-, ylläpito- ja tukipalvelut. Hankinta on kilpailutettu avoimena EU-hankintana diaarinumerolla PRIDno-2026-2202. Kilpailutus julkaistiin 23.4.2026 ja se päättyi 25.5.2026. Määräaikaan mennessä saatiin yksi tarjous, jonka jätti Haltu Oy. Tarjouksen todettiin täyttävän tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset ja ehdot. 

Porin kaupunginhallitus on 22.6.2026 § 303 hyväksynyt eVaka-toiminnanohjausjärjestelmän kilpailutuksen tuloksen ja valinnut Haltu Oy eVaka-järjestelmän toimittajakumppaniksi. Päätöksen mukaan järjestelmä hankitaan SaaS-palveluna sisältäen käyttöönotto-, ylläpito- ja tukipalvelut. Sopimuskausi on kolme vuotta, minkä jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana optiokautena. Sopimus tulee voimaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman ja sopijapuolten allekirjoitettua sopimuksen. 

Hankinnan käyttöönottokustannukset ovat Ulvilan kaupungin osalta arviolta yhteensä 35 000 euroa (alv 0). Kustannus muodostuu käyttöönoton aiheuttamista kertaluontoisista kustannuksista ja ne on sisällytetty varhaiskasvatuksen TA2027 käyttötalouteen. Järjestelmän käytön ja ylläpidon kustannukset ovat jatkossa kilpailukykyiset nykyiseen järjestelmään verrattuna eivätkä lisää suunnitteluvuosien käyttötalousmenoja.  

Hankintamenettelyn mukaisesti jokainen hankkeessa mukana oleva kunta tekee oman sopimuksensa palveluntuottajan kanssa. Hankintapäätös tehdään yhteishankinnan kilpailutuksen perusteella. Ulvilan kaupungin osalta on tarpeen valtuuttaa kaupungin edustaja allekirjoittamaan hankintaa koskeva sopimus Haltu Oy:n kanssa. 

Lapsivaikutusten arviointi: 
Päätöksen vaikutukset lapsiin ovat kokonaisuutena myönteiset. eVaka-toiminnanohjausjärjestelmä parantaa varhaiskasvatuksen palveluprosessien sujuvuutta, tiedonkulkua huoltajien ja varhaiskasvatuksen välillä sekä tukee palvelujen yhdenvertaista ja laadukasta toteuttamista. Järjestelmä tehostaa hallinnollisia prosesseja, mikä mahdollistaa henkilöstöresurssien kohdentamisen nykyistä paremmin lasten kasvatukseen, opetukseen ja hoitoon. Käyttöönottoon liittyvät mahdolliset haitat, kuten tilapäiset häiriöt ja henkilöstön lisääntynyt työmäärä käyttöönoton aikana, ovat luonteeltaan väliaikaisia ja hallittavissa huolellisella valmistelulla. Päätöksen arvioidaan olevan lapsen edun mukainen. 

Ulvilan kaupungin hallintosäännön 23 §:n mukaan lautakunnan tehtävänä on päättää palveluiden järjestämistä ja kehittämistä koskevista toimintaperiaatteista.

Esittelijä Sivistys- ja hyvinvointijohtaja Vepsä Kimmo

Päätösehdotus

Päätös