Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 20.05.2024/Pykälä 147

Kaupunginhallitus 20.05.2024 § 147  

210/02.02.00/2023  

Valmistelija Talous- ja hallintojohtaja Nora Koskinen, puh. 0400 134 863

Tiedonhallintalaki edellyttää dokumenttien ja tositteiden säilyttämistä sähköisessä muodossa. Ulvilan kaupungin talous- ja henkilöstöhallinnon palveluntuottaja Sarastia Oy on vuoden 2024 alkupuolella saanut toimintaan sähköisen arkiston, johon voidaan arkistoida Sarastian järjestelmistä tuotetut lakisääteisesti arkistoitavat aineistot. Ulvilan kaupungilla näitä aineistoja ovat talous- ja henkilöstöhallinnon sekä matkalaskujen aineistot. Tällä hetkellä aineistoja säilytetään väliaikaisesti lähtöjärjestelmissä, mutta sähköisen arkiston käyttöönotolla varmistetaan lakisääteisten säilytysaikojen täyttyminen.

Sarastia Oy tarjoaa sähköisen arkiston perustamisen sekä arkistoinnin käyttöönoton em. aineistojen osalta 23 700–27 800 euron (alv 0 %) hintaan. Laskutus tehdään toteutuneen työmäärän perusteella. Sähköisen arkiston jatkuvan palvelun käyttökustannus kaikkien aineistojen osalta on 900 euroa kuukaudessa (alv 0 %), vuosikustannus on 10 800 euroa (alv 0 %). Käyttötalouden menoihin varaudutaan talousarviovuodesta 2025 lähtien.

Sähköisen arkiston perustamista ja käyttöönottoa varten lisätään talousarvion 2024 investointiosaan kohtaan Aineettomat hyödykkeet, Muut pitkävaikutteiset menot hanke Talous- ja henkilöstöhallinnon sähköinen arkistointi ja hankkeelle määräraha 27 000 euroa. Hanke kuuluu kaupunginhallituksen alaiseen toimintaan.

***

Ulvilan kaupungintalon turvallisuuden lisäämiseksi sekä asioinnin esteettömyyden parantamiseksi rakennukseen lisätään uusi esteetön sisäänkäynti ja otetaan käyttöön vierailijahallintajärjestelmä.

Sisäänkäynti lisätään kaupungintalon vanhaa ja uutta osaa yhdistävään lasikäytävään Ravanintien puolelle. Muutos tehdään vaihtamalla osa lasiseinästä oveksi. Oven hankintakustannus on budjettitarjouksen mukaan 11 000 euroa (alv 0 %), LVIS-työt tarvikkeineen 3 000 euroa (alv 0 %) sekä tarvittavat pihatyöt 10 000 euroa (alv 0 %). Muutostyöt yhteensä ovat 24 000 euroa (alv 0 %).

Vierailijahallintajärjestelmän käyttöönotto lisää käyttötalouden kustannuksia kuukausiveloituksen verran, 574 euroa kuukaudessa (alv 0 %), vuosikustannus on 6 900 euroa (alv 0 %). Käyttötalouden menonlisäykseen varaudutaan talousarviovuodesta 2025 lähtien. Erillistä käyttöönottokustannusta ei ole.

Edellä kuvattuja muutostöitä varten lisätään talousarvion 2024 investointiosan kohtaan Rakennukset, Muut kiinteistöt hanke Kaupungintalon muutostyöt ja hankkeelle määräraha 24 000 euroa. Hanke kuuluu kaupunginhallituksen alaiseen toimintaan.

***

Talousarvion 2024 investointimenot yhteensä ovat alkuperäisen talousarvion mukaan 5 330 000 euroa. Edellä esitetyt muutokset lisäävät investointimenoja vuodelle 2024 yhteensä 51 000 euroa.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Löfbacka Mikko

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää esittää valtuustolle, että valtuusto hyväksyy esittelytekstin mukaiset lisäykset talousarvion 2024 investointiosaan.

Päätös Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti esittää valtuustolle, että valtuusto hyväksyy esittelytekstin mukaiset lisäykset talousarvion 2024 investointiosaan.